ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Que horas são agora?
Acordar, levantar, se preparar, tomar café da manhã e ir para o
escritório, são rotinas de todos trabalhadores. Alguns conseguem manter ela em
fluxo, outros nem tanto, acordam atrasados, saem correndo e iniciam o dia de
trabalho mal-humorado, estressado. O resultado no final do dia é
insatisfatório.
Acredito, que o
objetivo de todos são: cumprir a missão diária, ser produtivo, obter satisfação
no trabalho e atingir as tarefas. Mas nem sempre isso acontecem, a grande
maioria não consegue cumprir a metade das tarefas programadas para executar no
dia.
Por que será que o
tempo não foi suficiente para a realização das atividades? O que está errado?
Provavelmente algo o
impediu de realizar as ações, e, isso gera o sentimento de frustração,
desanimo, stress, mal humor, para outros, o de impotência ou fracassos.
Entretanto, administração
do tempo para muitos, passa a ser um problema, o tempo é algo que não
volta mais para ninguém, portanto, aprender a se organizar para administrá-lo
não é tarefa fácil, mas necessário. Com os ajustes corretos, os benefícios
serão visíveis, irão diminuir o stress, a
ansiedade, a sobrecarga de tarefas e melhorar a qualidade de vida dentro do
ambiente de trabalho. O segredo está
na organização, no controle, na definição das prioridades e na execução do
planejamento diário.
Com pequenas mudanças no comportamento e atitudes é possível organizá-lo
e administrá-lo com sucesso.
Ações para organizar a semana ou dia de labor:
Ação 1 -
faça um planejamento semanal para ter uma visão geral do que deseja.
Organize a semana
de labor, fazendo um planejamento com os objetivos e tarefas que deseja
alcançar. Observe tudo que possa desviar do foco.
Ação 2 -
faça uma lista com todas as tarefas que
precisa executar e priorize por ordem de grandeza.
Não basta apenas
fazer uma lista com um monte de coisas que gostaria de fazer, sabendo que são
metas difíceis de serem cumpridas. Segmente a lista por prioridade,
após a geração da lista, dê uma analisada e coloque em ordem crescente de
importância, faça um cheklist para tentar
ser o mais assertivo possível.
Ação 3 –
cronograma semanal
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Segunda
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Terça
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Quarta
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Quinta
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Sexta
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Manhã
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Tarde
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Noite
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Preencha o cronograma semanal, para
cada dia da semana, distribuindo as tarefas mais importantes e emergentes,
depois as menos importante, depois as que podem esperar. Se possível reserve a
sexta feira pelo menos um período, para terminar as tarefas inacabadas.
Ação 4 -
estabeleça o tempo para a execução das
tarefas;
Para
cada prioridade citada na lista e planejada, estabeleça um tempo para ser
realizada, no fim do dia, faça uma avaliação do que não funcionou e por que não
deu certo. Qual motivo o impediu de concluir o planejamento programado para
aquele dia. Não esqueça de reservar pelo menos uma hora por dia, para você
extravasar: sair com a família, ou fazer uma caminhada, ou pedalar, ou jogar
conversa fora com amigos, ou ir ao cinema, etc. Você precisa deste momento para
eliminar o estresse do dia e recarregar as energias.
Ação 5 - reorganize, para
fazer o máximo e em menos tempo;
Reorganize o
planejamento diário, eliminando o que não deu certo, substitua por outras ações
flexíveis, e no final do dia avalia novamente, faça os ajustes necessários e
revise até chegar no ideal.
O dia tem 24 horas, 30 dias no mês, 365 dias
no ano em média, para todos. Portanto melhore 1% ao dia e ao longo de um ano
terá melhorado 365%, e os resultados serão fantásticos. Seja o autor da sua
própria história.
Elenice de Fátima Farias
Palestrante motivacional e Coach.
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